Lediga jobb som Sekreterare i Gävle

Arbetsbeskrivning
Vill du vara med och forma en helt ny roll som vår administratör? Tillsammans bidrar vi till att nå förbundets mål och därmed bidrar till samhällsnytta.

Gästrike Räddningstjänst har fem medlemskommuner, Gävle, Sandviken, Ockelbo, Hofors och Älvkarleby. Som administratör arbetar du för hela förbundet men din arbetsplats kommer du att ha på brandstationen i Gävle.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer att vara kopplat till förvaltningen av förbundet. Det innebär att till exempel att samordna, administrera och bereda ärenden till och från direktion i nära samarbete med förbundsdirektören och övriga i ledningsgruppen. Du är sekreterare vid sammanträden och ger god service till våra politiker i frågor som bland annat rör mötenas struktur och lagefterlevnad. I uppdraget ingår också att bevaka att ärenden kommer upp för beslut, att granska kvalitet, och rättssäkerhet samt att i samråd med ansvarig chef, vid behov redigera och komplettera beslutsunderlag till direktionen. I uppdraget får du även vara delaktig i att utveckla en effektiv beslutsprocess. Du är du en viktig del av vår stödfunktion och du ansvarar för diarieföring, arkivering och bevakning av inkomna ärenden.  

Vi söker dig som trivs i en stöttande roll och har en förmåga att skapa goda kontakter. Du har tidigare erfarenhet inom offentlig förvaltning, besitter stora administrativa kunskaper samt har goda IT-kunskaper.

Då vi är en liten organisation i jämförelse med vårt stora uppdrag, medför det att du behöver vara ansvarstagande, ha god förmåga i att arbeta strukturerat och att ta självständiga beslut. Du drivs av en vilja att arbeta målinriktat och åstadkomma resultat.

Gästrike Räddningstjänst vill att alla medarbetare ska ha ett hållbart arbetsliv och en bra balans mellan arbete och fritid. Därför erbjuder vi förmåner som flexibel arbetstid och möjlighet att växla semesterdagstillägget till ledig tid. Vi erbjuder även friskvård på arbetstid med tillgång till fullt utrustat gym på brandstationen.

I denna rekrytering samarbetar Gästrike Räddningstjänst med rekryteringsföretaget Randstad. Du söker tjänsten på www.randstad.se, senast 2023-03-19. Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta [email protected].

För oss är det viktigt att all kompetens på arbetsmarknaden tillvaratas. Vi välkomnar alla sökande och eftersträvar mångfald.

Ansvarsområden
Samordna, administrera och bereda ärenden i beslutsprocesser 
Administrativa uppgifter
Administrera diariet
Arkivering
Sköta kallelser och protokoll till möten
Stötta i upphandlingar

Fackliga företrädare
Johan Melin, Vision
Telefonnummer: 026-17 96 55
E-post: [email protected]
 
Fredrik Hellman, kommunal
Telefonnummer: 026-17 99 17
E-post: [email protected] 

Kvalifikationer
Du har flerårig erfarenhet av att arbeta med kvalificerade ärenden och utredningar i en politiskt styrd organisation
Erfarenhet av arkivering
Goda IT-kunskaper
Kommunicerar obehindrat på svenska i både tal och skrift


Meriterande
Det är meriterande om du har erfarenhet av elektronisk dokumenthantering och att arbeta med e-arkiv.
Utbildning inom till exempel förvaltningsrätt, offentlighetsprincipen.
Erfarenhet från kommunalförbund
Kunskap inom ekonomi 




Om företaget
Hos oss på Gästrike Räddningstjänst får du en flexibel arbetsplats, i en organisation som är under utveckling. Vårt förbund sträcker sig över fem kommuner. Det ger oss ett stort uppdrag i att skapa trygghet och säkerhet för över 165 000 medborgare. 
Vi är en räddningstjänst för alla, med mångfald och jämställdhet som hjärtefrågor. Hos oss ska alla kunna trivas och må bra. Vi arbetar ständigt med förbättringar för att kvalitetssäkra vårt arbete samt hitta effektiva och hållbara arbetssätt för framtiden. Visa mindre

Högskolan i Gävle har som vision att vara förstahandsvalet för alla som vill göra skillnad. Vi erbjuder ett 60-tal utbildningsprogram och 300 fristående kurser inom humaniora, vård och medicin, samhälls- och naturvetenskap samt teknik. Högskolan i Gävle är en av Sveriges populäraste högskolor utifrån söktrycket. Vi har 16 000 studenter, 750 anställda och ett samlat campus i vackra omgivningar.

Högskolan fokuserar på fyra strategiska forskningsområden - hållbar stadsutveckling, hälsofrämjande arbete, innovativt lärande och intelligent industri.

Vi erbjuder
• möjligheten att arbeta vid ett av Sveriges vackraste lärosäten,
• en arbetsplats med många anställningsförmåner,
• ett lärosäte som aktivt arbetar med frågor som vår gemensamma arbetsmiljö, tydliga arbetsvillkor samt jämställdhet och lika villkor.

Ledningskansliet har till uppgift att stödja ledningen i deras arbete vad avser beredning, utredning, omvärldsbevakning, verksamhetsuppföljning. Inom ledningskansliet arbetar vi med frågor som rör Högskoleövergripande samordning och processledning, beredning och utredning, arkiv, registratur och dokumenthantering, systematiskt ledningsarbete samt förvaltning av (egna) IT-system. I detta ingår planering och administration samt samordning av beredningsarbete till Högskoleövergripande organ, exempelvis Högskolestyrelse, Utbildnings- och forskningsnämnden samt Disciplinnämnden.

ARBETSUPPGIFTER
Som rektors sekreterare med placering på Ledningskansliet arbetar du dels i ledningens fasta processer, dels i det dagliga löpande stödet till rektorsfunktionen. I de fasta processerna ingår arbetsuppgifter som planering, administrativ handläggning och dokumentation kopplad till mötesserier och andra forum. I det dagliga stödet till rektorsfunktionen ingår till exempel koordinering av aktiviteter, stöd i intern och extern kommunikation, reseadministration samt expediering av beslut. Du ser till att ledningsfunktionen har aktuell information och påminner om kommande aktiviteter. Du besvarar korrespondens och hanterar underlag till fysiska och digitala möten. Du deltar även i Ledningskansliets löpande arbete i vilket delaktighet i utrednings- och beredningsuppgifter kopplat till tjänsten förekommer. I uppdraget ingår även att vara Högskolestyrelsens sekreterare.

KVALIFIKATIONER
För att lyckas väl i rollen ska du ha goda kunskaper i svenska i tal och skrift, inklusive erfarenhet av att skriva protokoll och annan dokumentation i en formell kontext. Du ska även behärska engelska i tal och skrift. Du är väl förtrogen med Officepaketets olika delar samt kalenderadministration i Outlook och hantering av digitala möten.

Du har en högskolexamen och erfarenhet av kvalificerat sekreterar- eller administratörsarbete, exempelvis som chefssekreterare eller liknande. Kunskap om och erfarenhet av den verksamhet som bedrivs vid högskolor och universitet är meriterande.

I din roll är du van att arbeta självständigt. Du har stor ansvarskänsla, gott omdöme och kan behålla lugnet vid arbete under tidspress. Du tycker om att ge service, är van att hantera många kontaktytor och har en mycket god samarbetsförmåga. Det är naturligt för dig att självständigt ta ansvar och prioritera mellan arbetsuppgifter, samt att ta egna initiativ. Genom ett gott samarbete bidrar du till att ledningens arbete löper på smidigt. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

ÖVRIGT
Ansökan ska innehålla CV, personligt brev och eventuella andra handlingar som du önskar att åberopa.
Det kan bli aktuellt med provanställning.

Högskolan i Gävle eftersträvar en jämn könsfördelning och ett aktivt arbete med lika villkor i alla delar av organisationen.

Inför denna rekrytering har Högskolan i Gävle tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediasäljare och liknande. Visa mindre

Gästrike återvinnare är ett kommunalförbund bestående av Gävle, Sandviken, Ockelbo, Hofors och Älvkarleby kommuner. Förbundet bildades 2001 med uppdrag att ansvara för den kommunala avfallshanteringen i de fem medlemskommunerna. Gästrike återvinnare ger service åt 162 000 människor och ansvarar för insamling, behandling, planering och information när det gäller hushållsavfall. Gästrike återvinnare är en utvecklingsorienterad organisation med hög kompetens inom hållbar avfallshantering. Vi hjälper våra invånare att ha ett bekvämt liv på ett hållbart sätt. Det ska vara lätt att göra rätt. Gästrike återvinnare bidrar även till en regional utveckling genom att exportera vår kunskap till andra länder och på så vis stimulera det regionala näringslivet.

Vill du vara med och forma en helt ny tjänst som vår administratör? Längtar du dessutom efter att tillhöra en organisation med starkt kamratskap på en arbetsplats som värderar balansen mellan familjen och jobbet? Då håller vi tummarna för att vi matchar varandra!

Arbetsuppgifter

Vill du vara med och forma en helt ny tjänst som vår administratör? Längtar du dessutom efter att tillhöra en organisation med starkt kamratskap på en arbetsplats som värderar balansen mellan familjen och jobbet? Då håller vi tummarna för att vi matchar varandra!

Tjänsten är placerad på kvalitetsavdelning som i huvudsak fungerar som ett stöd till övriga organisationen. Här arbetar medarbetare som bland annat kvalitetsansvarig, miljöansvarig, hållbarhetsstrateg och kompetenser inom IT.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter som administratör kommer att vara att samordna och administrera ärenden till och från styrelse, fullmäktige och våra dotterbolag i nära samarbete med förbundsdirektören och övriga i ledningsgruppen. Du är sekreterare vid sammanträden och ger god service till våra politiker i frågor som bland annat rör mötenas struktur och lagefterlevnad. I uppdraget ingår också att bevaka att ärenden kommer upp för beslut, att granska kvalitet, och rättssäkerhet samt att i samråd med ansvarig chef, vid behov redigera och komplettera beslutsunderlag till styrelsen. I uppdraget får du även vara delaktig i att utveckla en effektiv styrelse-och fullmäktigeprocess och skapa förutsättningar för att dessa möten blir bra. Vidare är du administrativt stöd till kvalitetsavdelningen och ansvarar för diarieföring och bevakning av överklagade ärenden.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har lägst gymnasieutbildning. Du har flerårig erfarenhet av att arbeta med kvalificerade ärenden och utredningar i en politiskt styrd organisation.
Vidare är du väl förtrogen med offentlig lagstiftning och föreskrifter som finns inom området.
Det är meriterande om du har erfarenhet av elektronisk dokumenthantering och att arbeta med e-arkiv.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper och som person är du strukturerad, serviceinriktad, utvecklingsorienterad, prestigelös och noggrann. Du har även en god förmåga till helhetssyn, är van att arbeta självständigt och kan driva ditt arbete framåt. Vidare har du har en förmåga att prioritera dina arbetsuppgifter utifrån verksamhetens behov och är flexibel, lösningsorienterad och har lätt för att samarbeta och skapa goda relationer. Du har en god kommunikativ förmåga, både skriftligt och muntligt och kan anpassa ditt språk till mottagaren.

Gästrike återvinnare vill bidra till att förena balans mellan arbetsliv och privatliv och erbjuder förmåner som flexibel arbetstid, friskvård på arbetstid samt friskvårdsbidrag. Vi sitter i fina aktivitetsbaserade lokaler på Sörby Urfjäll med tillgång till ett välutrustat gym och bra kommunikationer.
Gästrike återvinner värdesätter de kvaliteter som en jämn ålders- och könsfördelning samt etnisk och kulturell mångfald tillför verksamheten.

Sista ansökningsdag 23 februari, välkommen med din ansökan!


Kontakt

I denna rekrytering samarbetar Gästrike återvinnare med rekryteringsföretaget Experis. Välkommen att söka tjänsten på www.experis.se Vid eventuella frågor vänligen kontakta rekryteringskonsult Mats Andersson, 026-66 30 22 alternativt [email protected]

Fackliga kontakter

Vision, Sofie Blad, tfn 026-17 29 27 alternativt [email protected]

SACO, Bengt jonsved, tfn 026-17 73 73 alternativt [email protected] Visa mindre

Högskolan i Gävle har som vision att vara ledande inom utbildning och forskning för en hållbar livsmiljö för människan. Vi erbjuder ca 50 utbildningsprogram och 350 fristående kurser inom humaniora, vård och medicin, samhälls- och naturvetenskap samt teknik. Med 16 000 studenter och mer än 750 anställda är Högskolan i Gävle en av Sveriges största högskolor.

För information om Akademin för hälsa och arbetsliv, se https://www.hig.se/Ext/Sv/Organisation/Akademier/Akademin-for-halsa-och-arbetsliv.html

Akademin för hälsa och arbetsliv söker nu två akademisekreterare.

ARBETSUPPGIFTER
Befattningen innefattar ledningsstöd till avdelningschefer och akademichef inom Akademin för hälsa och arbetsliv.

I ledningsstöd ingår uppgiften att förbereda beslutsunderlag och kartläggningar för akademins ledningsgrupp. I arbetsuppgifterna ingår även att vara akademiledningens sekreterare vid interna och externa möten samt ett praktiskt stöd till akademiledning vid rekryteringar. Vidare ingår planering samt bokning av akademigemensamma aktiviteter, administrativ samordning vid externa besök, disputationer och examenshögtider. Vidare ingår akademiövergripande administrativa arbetsuppgifter, viss samordning, hantering av akademins lokaler inklusive planering samt att förbereda arbetsrum vid nyanställningar/gästlärare, problemlösning och flyttbeställningar.

En akademisekreterare är en viktig länk mellan akademiledning, medarbetare och övriga enheter vid Högskolan. Arbetsuppgifterna utgår från behov och formas dynamiskt i nära samarbete med akademiledningen.

KVALIFIKATIONER
För uppdraget krävs högskoleutbildning eller motsvarande kompetens som arbetsgivaren bedömer vara likvärdig.

Du har god erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter och har dokumenterad erfarenhet som sekreterare. Du kan arbeta självständigt och i grupp.

Du har goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och i skrift.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. Du behöver vara självgående och ansvarsfull. Som kontaktperson och representant för akademins ledning uppträder du professionellt och serviceinriktat. Det krävs att du har en god samarbetsförmåga, intresse för och förmåga att hjälpa andra samt viljan att anstränga dig för att leverera lösningar i tid. Du är van att analysera och lösa problem. Du är prestigelös och har stor känsla för service. Vidare krävs att du är noggrann och strukturerad i ditt arbetssätt.

ÖVRIGT
Ansökan skall åtföljas av CV, en förteckning över referenspersoner samt övriga handlingar som du önskar åberopa.
Välkommen med din ansökan senast den 29 november 2019.

Provanställning kan komma att tillämpas.

Ansökan skall åtföljas av CV, en förteckning över referenspersoner samt övriga handlingar som du önskar åberopa.

Högskolan i Gävle eftersträvar en jämn könsfördelning och ett aktivt arbete med lika villkor i alla delar av organisationen.

Inför denna rekrytering har Högskolan i Gävle tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediasäljare och liknande. Visa mindre

THE POSITION OF SECRETARY FOR DUBAIWe are a corporate group having presence in Kenya,Dubai,UK, Zanzibar Islands and Mauritus Island, owning and operating hotel chain as well as oil distribution. We are looking for suitable candidates for the position of Executive Secretary/Administration to the Director for Dubai office. Candidates in age group of 25-35 years, having knowledge of computer-MS office,internet,Excel,Word, Power point, etc. fluent in English and having capability to do correspondence independently, office administration, maintenance of files & records, wiling to travel for business to affiliates of the group, such as- East Africa,Zanzibar, Mauritius, UK, etc, as and when required, coordination with  functional departmental heads, organizing meetings with Sr Members of the organization and business clients,etc. need apply. Selected candidates shall be offered attractive remuneration. Please apply in confidence with detailed CV, colour photo, copies of academic qualifications and experience certificates, contact number,etc. to email id [email protected] note that the response should be in English by the candidates. The candidate shall be provided salary approx. between USD 2,000 – 2,500 net of taxes, accommodation, working visa, and air ticket once a year. Visa mindre